Zašto je sistem za upravljanje dokumentima važan?
Da li ste ikada imali problem da pronađete vaša dokumenta? Hitno vam je potrebna faktura od prije dvije godine, a vi nemate ideju gdje, u kom registratoru se nalaze fakture iz tog perioda. Koliko puta ste izgubili sate i sate na traženje nekog dokumenta u pretrpanoj arhivi papira?
Sve ove, a i još mnogo problema vrlo jednostavno rješava sistem za upravljanje dokumentima poznatiji kao DMS (engl. Document Management System). Dokument menadžment sistem je skup programa za praćenje i arhiviranje elektronskih i papirnih dokumenata u odgovarajuću bazu podataka.
Korištenjem sistema za upravljanje dokumentima svakako štedite vrijeme, prostor i novac, redukujete nivo stresa i podstičete rad u ekološkom okruženju.
Šta je danas potrebno svakom preduzeću
i šta vam upravljanje dokumentima omogućava?
- Efektivnu organizaciju i klasifikaciju dokumenata
- Automatizovanu distribuciju i razmjenu dokumenata
- Brzo pronalaženje dokumenata – centralizovanu arhivu
- Elektronsko organizovanje vaše papirne arhive po zakonskoj regulativi
- Efikasno praćenje verzija i revizija dokumenata
- Kontrolu pristupa dokumentaciji – bezbjednost
- Menadžment radnih tokova i poslovnih procesa
- Automatizovano indeksiranje dokumenata
- Formiranje elektronske djelovodne knjige
- Objavljivanje podataka na uvid zaposlenima putem elektronskih oglasnih tabli
- Usklađenost sa standardima (ISO, Bazel, OSHA)
Da li ste znali?
Savremeno poslovanje podrazumijeva sve veću količinu dokumenata. Posljednje statistike pokazuju da se godišnje, u prosjeku, broj dokumenata duplira, a da svaki zaposleni gubi najmanje dva sata dnevno, zbog nesređene ili neažurirane dokumentacije, te da se i pored toga svaki četrnaesti dokument zagubi.
Dokument je nosilac vašeg poslovanja!
Investicija u sistem za upravljamje dokumentima se može isplatiti već u prvih šest mjeseci korištenja. Troškovi rada sa dokumentacijom unutar kompanije se značajno smanjuju, procesi se optimizuju, prostori korišteni za smještaj arhive oslobađaju, štedi vrijeme pronalaženja dokumenata, onemogućava se njihovo gubljenje, a tekuća verzija se uvijek nalazi na pravom mjestu u pravo vrijeme.
Neophodno, isplativo i jednostavno!
Open Bee™
Centralizujte svoje podatke u sigurnom prostoru dokumenta!
Jednostavan za korištenje i vrlo učinkovit, Open Bee ™ Portal rješenje za upravljanje dokumentima vam olakšava klasifikovanje, pretraživanje i dijeljenje svih vrsta datoteka između kolega i partnera.
Efikasno organizovani dokumenti
Centralizuje sve informacije u jednom prostoru, bez obzira na originalni format (papir, Word, Excel, e-mailove,…).
Iskoristite klasifikacije sistema posebno prilagođene za vaš biznis, razvijene u saradnji sa stručnjacima iz različitih privrednih sektora.
UniDocs
Upravljanje dokumentima
UniDocs je softverski sistem za upravljanje dokumentima i poslovnim procesima. Usklađen je sa stvarnim potrebama preduzeća, zahtjevima korisnika i savremenim standardima. Formiranje, obrada i distribucija dokumenata postaju efikasni i sigurni, a sistem vodi kompletan istorijat događaja i obezbjeđuje potpun i logičan slijed rada sa dokumentima. Poslovni procesi se automatizuju a dokumenti se standardizuju po izgledu, strukturi, opisu i načinu klasifikacije i grupisanja.
Pronalaženje dokumenata
Pronalaženje dokumenata u ovakvom sistemu je jednostavno i brzo. Efikasnim sistemom višekriterijumskog pretraživanja lako dolazite do željenog dokumenta.
Arhiviranje
Arhiviranje je jednostavno, usklađeno sa zakonskom regulativom, a arhivirani dokumenti su trenutno dostupni.
Izvještavanje
Svi UniDocs korisnici, u skladu sa dozvolama, mogu praviti izvještaje nad podacima koji se unose u sistem. Izvještaji se prave brzo i lako, a svaki tako definisan izvještaj se može sačuvati ili podijeliti sa nekim.
Jednostavno uvođenje
Efikasno se uvodi u sve dijelove preduzeća, bez obzira da li se radi sa poslovnom, pravnom, marketinškom ili tehničkom dokumentacijom. Skalabilnost UniDocs-a omogućuje njegovo brzo i uspješno uvođenje u kompanijama različitih veličina i struktura, od deset pa sve do nekoliko hiljada radnih mjesta.
Jednostavno korištenje
Intuitivno korisničko okruženje UniDocs-ovih modula garantuje lako prihvatanje i kratak period obuke korisnika.
Visok nivo bezbjednosti
Bez obzira na lakoću korištenja, UniDocs zadovoljava najstrožije zahtjeve bezbjednosti informacionih sistema, čuvajući dokumente i podatke od slučajnih grešaka ili neovlaštenog pristupa sistemu. UniDocs obezbjeđuje sistem za dodjelu i kontrolu dozvola i mehanizme koji omogućavaju da korisnik uvijek radi sa kopijom dokumenta, što samo po sebi pruža visok nivo bezbjednosti dokumenata i podataka.
Podrška standardima
Automatsko upravljanje revizijama dokumenata zadovoljava kriterijume definisane različitim tehničkim standardima, a mogućnost publikovanja dokumenata na oglasne table, UniDocs čini potpuno kompatibilnim sa zahtjevima sistema kvaliteta prema standardima serije ISO 9000.
Bitrix24
Bitrix24 – internet rješenje koje olakšava svakodnevne poslove i zadatke organizacije. To je paket koji omogućava saradnju i nudi alate za komunikaciju i upravljanje timovima kompanije. Bitrix24 ima otvoren API koji dozvoljava klijentima i partnerima da poboljšaju svoja rješenja kroz prilagođenje radnih procesa i logike poslovanja unutar svog cloud portala. Bitrix24 takođe predstavlja veliku SaaS platformu za stvaranje prilagođenih biznis aplikacija. Zamjenjuje veliki broj kancelarija i automatizovanih procesa, pružajući jedan zajednički portal za sve projekte i fajlove.
Bitrix24 je savršeno rješenje za menadžere projekta, poslovnog menadžera, HR menadžera, prodaju, marketing i projektne timove, ili bilo koju grupu koja treba lako, ali sigurno okruženje za rad na zajedničkom projektu.
Neke od funkcija Bitrix24-a:
- Aktivnosti
- Konverzacija
- Zadaci i projekti
- Radne grupe
- CRM
- Instant poruke
- Dijeljeni fajlovi
- Kalendar
- Izvještaj i praćenje
- Upravljanje dokumentima
- Sastanci i okupljanja
- Spisak zaposlenih