Tel.: +387 51 334 900
Fax: +387 51 334 901
Dokument menadžment sistem 2017-02-08T11:23:38+00:00

Zašto je sistem za upravljanje dokumentima važan?

Da li ste ikada imali problem da pronađete vaša dokumenta? Hitno vam je potrebna faktura od prije dvije godine, a vi nemate ideju gdje, u kom registratoru se nalaze fakture iz tog perioda. Koliko puta ste izgubili sate i sate na traženje nekog dokumenta u pretrpanoj arhivi papira?
Sve ove, a i još mnogo problema vrlo jednostavno rješava sistem za upravljanje dokumentima poznatiji kao DMS (engl. Document Management System). Dokument menadžment sistem je skup programa za praćenje i arhiviranje elektronskih i papirnih dokumenata u odgovarajuću bazu podataka.

Korištenjem sistema za upravljanje dokumentima svakako štedite vrijeme, prostor i novac, redukujete nivo stresa i podstičete rad u ekološkom okruženju.

Šta je danas potrebno svakom preduzeću
i šta vam upravljanje dokumentima omogućava?

  • Efektivnu organizaciju i klasifikaciju dokumenata
  • Automatizovanu distribuciju i razmjenu dokumenata
  • Brzo pronalaženje dokumenata – centralizovanu arhivu
  • Elektronsko organizovanje vaše papirne arhive po zakonskoj regulativi
  • Efikasno praćenje verzija i revizija dokumenata
  • Kontrolu pristupa dokumentaciji – bezbjednost
  • Menadžment radnih tokova i poslovnih procesa
  • Automatizovano indeksiranje dokumenata
  • Formiranje elektronske djelovodne knjige
  • Objavljivanje podataka na uvid zaposlenima putem elektronskih oglasnih tabli
  • Usklađenost sa standardima (ISO, Bazel, OSHA)

Da li ste znali?

Savremeno poslovanje podrazumijeva sve veću količinu dokumenata. Posljednje statistike pokazuju da se godišnje, u prosjeku, broj dokumenata duplira, a da svaki zaposleni gubi najmanje dva sata dnevno, zbog nesređene ili neažurirane dokumentacije, te da se i pored toga svaki četrnaesti dokument zagubi.

Dokument je nosilac vašeg poslovanja!

Investicija u sistem za upravljamje dokumentima se može isplatiti već u prvih šest mjeseci korištenja. Troškovi rada sa dokumentacijom unutar kompanije se značajno smanjuju, procesi se optimizuju, prostori korišteni za smještaj arhive oslobađaju, štedi vrijeme pronalaženja dokumenata, onemogućava se njihovo gubljenje, a tekuća verzija se uvijek nalazi na pravom mjestu u pravo vrijeme.

Neophodno, isplativo i jednostavno!

Dokument menadžment sistem

Open Bee™

Centralizujte svoje podatke u sigurnom prostoru dokumenta!
Jednostavan za korištenje i vrlo učinkovit, Open Bee ™ Portal rješenje za upravljanje dokumentima vam olakšava klasifikovanje, pretraživanje i dijeljenje svih vrsta datoteka između kolega i partnera.

Efikasno organizovani dokumenti

Centralizuje sve informacije u jednom prostoru, bez obzira na originalni format (papir, Word, Excel, e-mailove,…).
Iskoristite klasifikacije sistema posebno prilagođene za vaš biznis, razvijene u saradnji sa stručnjacima iz različitih privrednih sektora.

UniDocs

Upravljanje dokumentima

UniDocs je softverski sistem za upravljanje dokumentima i poslovnim procesima. Usklađen je sa stvarnim potrebama preduzeća, zahtjevima korisnika i savremenim standardima. Formiranje, obrada i distribucija dokumenata postaju efikasni i sigurni, a sistem vodi kompletan istorijat događaja i obezbjeđuje potpun i logičan slijed rada sa dokumentima. Poslovni procesi se automatizuju a dokumenti se standardizuju po izgledu, strukturi, opisu i načinu klasifikacije i grupisanja.

Pronalaženje dokumenata

Pronalaženje dokumenata u ovakvom sistemu je jednostavno i brzo. Efikasnim sistemom višekriterijumskog pretraživanja lako dolazite do željenog dokumenta.

Arhiviranje

Arhiviranje je jednostavno, usklađeno sa zakonskom regulativom, a arhivirani dokumenti su trenutno dostupni.

Izvještavanje

Svi UniDocs korisnici, u skladu sa dozvolama, mogu praviti izvještaje nad podacima koji se unose u sistem. Izvještaji se prave brzo i lako, a svaki tako definisan izvještaj se može sačuvati ili podijeliti sa nekim.

Jednostavno uvođenje

Efikasno se uvodi u sve dijelove preduzeća, bez obzira da li se radi sa poslovnom, pravnom, marketinškom ili tehničkom dokumentacijom. Skalabilnost UniDocs-a omogućuje njegovo brzo i uspješno uvođenje u kompanijama različitih veličina i struktura, od deset pa sve do nekoliko hiljada radnih mjesta.

UniDocs, DMS, Upravljanje dokumentima

Jednostavno korištenje

Intuitivno korisničko okruženje UniDocs-ovih modula garantuje lako prihvatanje i kratak period obuke korisnika.

Visok nivo bezbjednosti

Bez obzira na lakoću korištenja, UniDocs zadovoljava najstrožije zahtjeve bezbjednosti informacionih sistema, čuvajući dokumente i podatke od slučajnih grešaka ili neovlaštenog pristupa sistemu. UniDocs obezbjeđuje sistem za dodjelu i kontrolu dozvola i mehanizme koji omogućavaju da korisnik uvijek radi sa kopijom dokumenta, što samo po sebi pruža visok nivo bezbjednosti dokumenata i podataka.

Podrška standardima

Automatsko upravljanje revizijama dokumenata zadovoljava kriterijume definisane različitim tehničkim standardima, a mogućnost publikovanja dokumenata na oglasne table, UniDocs čini potpuno kompatibilnim sa zahtjevima sistema kvaliteta prema standardima serije ISO 9000.

Bitrix24, DMS, Upravljanje dokumentima

Bitrix24

Bitrix24 – internet rješenje koje olakšava svakodnevne poslove i zadatke organizacije. To je paket koji omogućava saradnju i nudi alate za komunikaciju i upravljanje timovima kompanije.  Bitrix24 ima otvoren API koji dozvoljava klijentima i partnerima da poboljšaju svoja rješenja kroz prilagođenje radnih procesa i logike poslovanja unutar svog cloud portala. Bitrix24 takođe predstavlja veliku SaaS platformu za stvaranje prilagođenih biznis aplikacija. Zamjenjuje veliki broj kancelarija i automatizovanih procesa, pružajući jedan zajednički portal za sve projekte i fajlove.
Bitrix24 je savršeno rješenje za menadžere projekta, poslovnog menadžera, HR menadžera, prodaju, marketing i projektne timove, ili bilo koju grupu koja treba lako, ali sigurno okruženje za rad na zajedničkom projektu.

Neke od funkcija Bitrix24-a:

  • Aktivnosti
  • Konverzacija
  • Zadaci i projekti
  • Radne grupe
  • CRM
  • Instant poruke
  • Dijeljeni fajlovi
  • Kalendar
  • Izvještaj i praćenje
  • Upravljanje dokumentima
  • Sastanci i okupljanja
  • Spisak zaposlenih